メール Archive

フジデンキではメールの扱い方について相談を受けた場合、基本的にGmailの利用をおすすめしています。

Gmailを使うメリット

• メールデータはすべてクラウドにある・・・パソコンの故障等でメールデータを失う危険がありません



• 迷惑メール対策に優れている・・・強力な迷惑メールフィルターを標準装備しています



• 複数メールの一元化ができる・・・独自ドメインのメールも含めて複数のメールアドレスをひとつのGmailに集めて管理できます
  
  送信者の設定もそれぞれのメールアドレスにすることができるので、今お使いのメールアドレスを変更することなく、Gmailに移行できます。



• 携帯電話・スマートフォン対応・・・携帯電話やスマートフォンでメールを扱うことができます
  
  未読処理や送信メール、仕分けなどもPCで扱うものと完全同期ができます。スマートフォンではリアルタイムに着信を知らせることも可能です



• 使い方の自由度が高い・・・ウェブメールでもメールソフトでも好きなスタイルで利用できます
  
  メールソフトを使えばパソコンにメールデータを保存できます。また、クラウド上のデータと同期できるので管理の手間もかかりません

Gmailのアドレス＝Googleアカウントなので、他のGoogleのサービスも利用できます。

サイトオーナーさんや担当者さん向けには、アクセス解析サービスのGoogle Analyticsや、Googleプレイスが利用できるので、特におすすめしています。

上手なGmailの使い方

複数のパソコンで使う方はウェブメールがおすすめ

ウェブメールならメールソフトのインストールや設定不要。ブラウザがあればどんなパソコンでもOKです。

Google ChromeならGoogleアカウントを使って複数パソコン間でChromeの設定をすべて同期することができます。←これ、めちゃくちゃ便利。


メールソフトでバックアップ

メールソフトでGmailを利用すると、自動的にバックアップにもなります。

ThunderbirdはGmailを使うには最適なメールソフト。設定も簡単ですし、ウェブメールとの完全同期が可能です。


ラベルと検索を使う

Gmailには受信メールのフォルダ管理機能はありません。その代わりに「ラベル」という機能を使います。ラベルはフォルダと違って一通のメールに複数のラベルを貼ることができます。

また、Googleのお家芸である検索機能が強力なので、メールを探すときは検索をすればフォルダ管理より遙かに楽です。



ホームページの管理や運営を担当している方、ホームページ経由のお客様からのお問い合わせ等のメール処理を担当している方は、いつでもどこでもメールをチェックできる環境が必要になります。

Gmailはそのような環境の方に非常に役立つメールシステムです。


フジデンキでも数年前からメールはすべてGmailに移行しました。

過去にメールソフトで扱ったメールもGmailのサーバーに送り、すべてのメールをGmailで扱えるようにしてしまったくらいです。

今はスマートフォンもあるので、出先やパソコンのない場合でもしっかりとメールチェックできるのは助かります。


お店や会社のスタッフみんなでGmailを使いたい、という場合は、独自ドメインでGmailやGoogleサービスを利用できる Google Apps を利用するのもおすすめです。

※フジデンキでは Google Apps の導入支援サービスを承っています。

ある日、下記のようなメールが届きました。

以下、メール全文

ホームページへの情報掲載のお願い

貴社いよいよご清栄のこととお喜び申し上げます。
○○○　の情報を、貴社の地域情報として、HPに載せていただきたく、誠に勝手ながらFAXさせていただきます。
何卒、よろしくお願い申し上げます。ご不明な点は、○○○までお電話ください。

市町村名　　　　　　　　○○○
イベント名称　　　　　　○○○
キャッチコピー　　　　　○○○
ガイド　　　　　　　　　○○○
開催場所　　　　　　　　○○○
開催日、時間　　　　　　****年*月**日（*）
　　　　　　　　　　　　**：**開演　**：**開場
交通　　　　　　　　　　○○○
問合せ　　　　　　　　　○○○
　　　　　　　　　　　　TEL：****-****-****
　　　　　　　　　　　　FAX：****-****-****
ホームページアドレス　　http://****/****/
施設等の写真　　　　　　なし

※特定できる内容は伏せ字にしています


問い合せ先は某公共機関になっていますが、メールのヘッダーにある送信者はアルファベット表記の個人名、アドレスはプロバイダのアドレスです。


某公共機関に関係する方が、個人のパソコンから送信したメール・・・と思われます。



さて、どこが困ったちゃんなのかチェックしてみましょう。


1. FAX送信文書の使い回しがバレバレ

> 誠に勝手ながらFAXさせていただきます。

「FAXじゃねーし！」と突っ込みが入るところですね。

コピー＆ペーストしても、肝心なところは修正して欲しいところです。



2.え？誰？

いきなり「ホームページへの情報掲載のお願い」になってしまい、送信者の名前すら明記されていません。

メールのヘッダーに送信者名やアドレスが入るからといって、本文中に表記しない手抜きは厳禁です。

まして「お願い」のメールですから、素性を明かすのは最低限のマナーでしょう。



3.責任転嫁？

> ご不明な点は、○○○までお電話ください

メールで送っておきながら問い合せは電話ですか？
FAXの内容をそのまま使ってしまった弊害ですね。

また、送信者が明記されていないため、責任を丸投げしている状態です。


この内容の場合、「誠に勝手ながらFAXさせていただきます。」の箇所を修正し、最低でも冒頭に・・・

お世話になっております。○○○の△△△と申します。

と、記入したいですね。


一斉送信をする場合は別ですが

＊＊＊ 様（もしくは御中）

お世話になっております。○○○の△△△と申します。

となれば、理想的です。


「お願い」のメールですから、もう少し丁寧さが欲しかったです。

今回のようなメールだと「単なる情報のばらまき」になってしまい、受け取った側の印象もよくありません。


自分のパソコンを使ってまでイベントのPRをする熱心さはいいですが、ちょっと空回りしてしまったようです。



ビジネスメールの場合は特に、メールの印象も非常に重要なので注意が必要です。


ワタシは仕事関係の取引先とのメールも多いのですが、メールというシステムが急速に仕事の中に入ってきてしまったため、職場でのメールの使い方の教育が間に合わず、個人の能力に任せられてしまっているのが現状のようです。

その中で比較的若い年代の皆さんは、パソコンのメール以前に携帯電話のメールを使っているため、その作法を持ち込んでしまっている例も多いです。

代表的なのが、件名なし　のメール。・・・論外です。（苦笑）

また、年代を問わず「メール＝手軽な連絡手段＝内容は用件のみ」という勘違いモノも目立ちます。


某桜サイトのウェブマスターをやっているのですが

桜の開花はいつか？

・・・というたった一行のメールが届いた時には呆然としました。（最近は慣れましたが。^^;）


あなたは初めて会った人にモノを訪ねるときにそんな言い方をしますか？


インターネットはデジタルな世界ですが、操作するのは「人」です。

お互い、それを忘れずにメールを使っていきたいですね。



日経PCオンラインのビジネスメールに関する連載記事は
非常におもしろく参考になります。

美人研究員は見た！ビジネスメール事件簿

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今回の困ったちゃんメールへの対応ですか？

メールをいただきましたが、発信者等の明記がありませんし、文面はFAX用のもののようです。

不明な点が多すぎますので、ご依頼の件は見合わせていただきます。

というメールをリプライ（返信）させていただきました。


その後は？

何の音沙汰もありませんでした。

・・・誤ったメールを送った後ですから、きちんとフォローアップして欲しかったですね。

個人でやったこととはいえ、メールに掲載した内容や組織に対しての印象が変わってきますから。